Avant le graphique, il existe un niveau de lecture plus simple : la couleur posée directement sur les cellules. Bien employée, la mise en forme conditionnelle change une grille de chiffres en outil de contrôle, où l’œil repère les problèmes sans lire les nombres. Mal employée, elle donne ces tableaux arc-en-ciel dans lesquels plus rien ne ressort. La frontière entre les deux tient en trois principes.
❌ Tout coloré
rien ne ressort
✓ Une règle
l’œil va droit au problème
Le principe : la couleur répond à UNE question
Chaque règle de couleur doit répondre à une question que le lecteur se pose, « qui est en retard ? », « qui dépasse l’objectif ? ». Si vous n’arrivez pas à formuler la question, c’est que la règle est purement décorative, et il faut la supprimer.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Client | Montant dû | Retard |
| 2 | Groupe Ardan | 9 600 € | +22 jours |
| 3 | Maison Bleue | 4 150 € | À jour |
| 4 | Atelier Nord | 2 380 € | +8 jours |
| 5 | Studio Lume | 1 940 € | À jour |
Les trois règles qui servent vraiment
Trois règles couvrent l’essentiel des besoins. Le seuil d’alerte, d’abord, une valeur « supérieure à » ou « inférieure à » posée sur une colonne de montants ou de délais, avec une seule couleur au sens fixe, du rose pour ce qui réclame une action. Le doublon, ensuite, « valeurs en double » sur une colonne d’identifiants, qui est le contrôle qualité le moins cher du monde, à poser sur tout fichier reçu. Et la comparaison de colonnes, enfin, une formule comme =B2<C2 pour signaler un réalisé sous l’objectif, appliquée à toute la plage et recalculée à chaque saisie.
Essayez sur votre propre fichier
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Créer mon tableau de bordCe qui pollue au lieu d’aider
À l’inverse, trois habitudes sabotent le procédé. Le dégradé sur tout vient en tête : un nuancier à trois couleurs étalé sur des colonnes entières ne fabrique que du bruit, puisque chaque cellule a sa teinte et qu’aucune, du coup, ne signale plus rien. Les règles empilées suivent de près : trois règles qui se recouvrent sur la même plage donnent des résultats imprévisibles, alors qu’une plage devrait porter une règle, deux au grand maximum. Et le rouge décoratif ferme la marche : si le rouge signale un retard quelque part, il ne peut pas colorer un en-tête ailleurs, car la couleur est un vocabulaire, et chaque incohérence le dévalue.
La règle se dit en une phrase